Spis treści
Najczęstsze błędy podczas audytów systemów zarządzania – czego unikać, by zyskać realną wartość?
Audyt systemu zarządzania to nie tylko obowiązek wynikający z certyfikacji, ale przede wszystkim okazja do uzyskania obiektywnego obrazu funkcjonowania organizacji. Dobrze przeprowadzony audyt może wskazać realne możliwości usprawnień – pod warunkiem, że nie zostanie potraktowany jak formalność lub “egzamin do zdania”.
W praktyce spotykamy się z powtarzalnymi błędami, które skutecznie utrudniają wyciągnięcie pełnej wartości z procesu audytowego. Poniżej omawiamy najczęstsze z nich – z perspektywy praktyka.
Brak aktualnych dowodów na zgodność
Audytor nie ocenia intencji – ocenia fakty. Często okazuje się, że proces jest wykonywany prawidłowo, ale brakuje na to potwierdzenia w dokumentacji.
Przykład z życia:
Firma regularnie przeprowadza ocenę dostawców, ale nie dokumentuje wyników tych ocen. Gdy audytor prosi o dowód, słyszy: „Tak, robimy to, ale nigdzie nie zapisujemy”. Niestety – to za mało. Brak formalnych dowodów to potencjalna niezgodność, nawet jeśli praktyka jest dobra.
Wniosek: Upewnij się, że istnieją aktualne, łatwo dostępne dowody zgodności – formularze, protokoły, zapisy elektroniczne.
Dokumentacja pisana dla audytora, nie dla ludzi
Zdarza się, że dokumentacja systemowa wygląda imponująco – ale nikt poza osobą wdrażającą system jej nie rozumie, a już na pewno nie używa. To duży błąd.
Przykład:
Instrukcja operacyjna dla pracowników produkcji ma 30 stron tekstu i zero grafik. W praktyce nikt jej nie czyta, bo codzienna praca wygląda inaczej.
Wniosek: Dokumentacja powinna być czytelna, użyteczna i zrozumiała dla osób, które mają z niej korzystać. Audytor zauważy, że „na papierze” wszystko gra – ale w praktyce nikt się do tego nie stosuje.
Ukrywanie niezgodności lub luk
To trudny temat – ale warto o nim mówić otwarcie. Czasami organizacje traktują audyt jako moment “kontroli”, przed którą należy wszystko „posprzątać”. Tymczasem audyt nie jest po to, by karać – tylko by wskazywać ryzyka i możliwości usprawnień.
Przykład:
Dział nie zgłasza problemów z nowym procesem, bo „zaraz audyt, nie chcemy się wychylać”. W efekcie audytor nie dostaje pełnego obrazu, a rzeczywiste problemy pozostają bez rozwiązania.
Wniosek: Niezgodność to nie porażka – to punkt wyjścia do poprawy. Lepiej zidentyfikować ją wewnętrznie niż czekać, aż zrobi to klient lub organ nadzorczy.
Brak podejścia procesowego
Wielu pracowników zna swoje zadania, ale nie widzi ich w szerszym kontekście. Brakuje powiązania między procesami, a działania są realizowane „w silosach”.
Przykład:
Dział sprzedaży nie wie, że ich nieterminowe przekazywanie zamówień wpływa na reklamacje w produkcji. W systemie nie ma mechanizmu, który pokazuje te zależności.
Wniosek: Podejście procesowe oznacza, że ludzie wiedzą, jak ich działania wpływają na całość i współpracują międzyprocesowo. Audytorzy zawsze zwracają uwagę na spójność między procesami.
Przygotowania do audytu tylko “od święta”
Jeśli audyt traktowany jest jak jednorazowe wydarzenie, łatwo wpaść w pułapkę pozorowanego działania: “sprzątanie przed wizytą”, uzupełnianie braków na ostatnią chwilę, prowizoryczne zapisy. To nie tylko stresujące, ale też mało efektywne.
Przykład:
Zespół spędza dwa dni przed audytem, uzupełniając zaległe rejestry, które przez cały rok były martwe. Efekt? Audytor widzi sztuczność i brak ciągłości działania.
Wniosek: System zarządzania to narzędzie ciągłego doskonalenia, nie tylko wymóg do spełnienia raz w roku. Regularna praca nad systemem minimalizuje ryzyko i zwiększa jego realną wartość.
Dlaczego warto dobrze przeprowadzać audyt?
Audyt nie powinien być stresującym obowiązkiem – może stać się katalizatorem rozwoju. Obiektywne spojrzenie z zewnątrz, doświadczenie audytora i świeża perspektywa pomagają odkryć to, co z perspektywy wewnętrznej bywa niewidoczne.
Dobrze przeprowadzony audyt:
- ujawnia ukryte ryzyka i nieefektywności,
- pokazuje realne powiązania między procesami,
- wspiera rozwój kultury jakości i odpowiedzialności,
- zwiększa zaufanie klientów i interesariuszy.
Chcesz uniknąć typowych błędów? Skorzystaj z doświadczenia audytorów PCC-CERT
Jeśli zależy Ci na realnej wartości z audytu – nie tylko zgodności z normą, ale faktycznym rozwoju organizacji – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.
Nasi audytorzy to praktycy, którzy rozumieją wyzwania codziennego zarządzania i potrafią wskazać rozwiązania, nie ingerując w tożsamość systemu.