Jednym z głównych problemów ponad 90% przedsiębiorstw jest zakłócony przepływ informacji, który przekłada się na szereg błędów oraz generuje duże koszty. 25% nieporozumień w pracy wynika z błędów w komunikacji. Natomiast firmy, które prowadzą zorganizowaną politykę komunikacyjną, cieszą się wysoką efektywnością swoich działań. Dlaczego tak jest?

Praca w firmie, niezależnie od branży czy zajmowanego stanowiska, opiera się na zależnościach pomiędzy obowiązkami wykonywanymi przez współpracowników. Kierownik produkcji nie może realizować swoich zadań, kiedy kierownik magazynu nie zamówił surowców, a księgowa nie może przesłać wynagrodzenia, jeśli brygadzista nie udostępni jej wypracowanych przez załogę godzin. Podstawą tych wzajemnych powiązań jest komunikacja. Jeśli wypracowany zostanie sprawny system komunikacji, ograniczone zostaną koszty powodowane wcześniej nieprawidłowymi lub niezrozumiałymi wiadomościami.

Spis treści

Czy…

znasz dokładny status zleceń realizowanych w danym momencie?
wiesz jakie problemy wystąpiły na poprzedniej zmianie?
wiesz jakie projekty realizują Twoi podwładni i na jakim są one etapie?
wiesz jaki wynik został wczoraj osiągnięty?

Jeśli przynajmniej na jedno z tych pytań odpowiedziałeś NIE, to 4 przedstawione przez nas propozycje mogą znacząco usprawnić komunikację w Twojej firmie, co realnie przełoży się na jej rentowność. Ponadto dadzą Ci pewność podejmowania słusznych decyzji biznesowych oraz uwolnią Cię od wiecznej pogoni za każdą informacją.

Sposób 1: Zacznij od siebie i swojego najbliższego otoczenia

Brak wspólnie wypracowanych sposobów komunikacji, nieskuteczne narzędzia (wiecznie czekająca lista e-maili), brak czasu na rzetelne przekazanie wiadomości, czy obojętne podejście ludzi w kwestiach informacji. Znasz te zjawiska i na samą myśl o nich czujesz frustrację?

Przeciętny pracownik komunikuje się przez 50% czasu pracy
Sukces biznesowy w 85% przypadkach zależy od umiejętności
komunikowania się i zdolności w kontaktach interpersonalnych
Komunikacja to w 45% słuchanie innych
Zapisywanie stanowi jedynie 9% komunikowania się

Proces usprawnienia komunikacji najlepiej rozpocząć od samego siebie. Denerwuje Cię, że ktoś nie odpisuje na twoje e-maile? Zanim zwrócisz komuś uwagę, zajrzyj na swoją skrzynkę i spójrz ile wiadomości pozostało bez odpowiedzi. Zastanów się czy potrafisz słuchać i znasz potrzeby współpracowników. Zaproponuj wspólne wypracowanie standardów komunikacji między wami i korzystaj z pomysłów ludzi z zespołu. Może już mają w głowie gotowe rozwiązania?

Zasady:

Bądź komunikatywny
Słuchaj aktywnie
Bądź skupiony na temacie
Uważnie używaj gestykulacji
Unikaj blokad komunikacyjnych

Blokady komunikacji wg. Thomasa Gordona

1. Nakazywanie, komenderowanie, polecanie. Przykład: „Przestań się użalać i weź się do roboty!”.
2. Ostrzeganie, groźba: „Jeżeli nie będziesz dużo pracował, nie masz co marzyć o awansie”.
3. Moralizowanie, głoszenie kazań: „Wiesz dobrze, że z chwilą, gdy przychodzisz do pracy twoim zadaniem jest wykonywanie Twoich obowiązków”.
4. Doradzanie, sugerowanie, proponowanie rozwiązań: „Musisz lepiej zaprogramować sobie dzień. Wówczas uda ci się wszystko wykonać”.
5. Pouczanie, robienie wykładu, dostarczanie argumentów: „Przyjrzyjmy się faktom. Pamiętaj, że do końca projektu pozostały tylko 34 dni i tylko tyle zostało Ci na wykonanie tego zadania”.
6. Osądzanie, krytykowanie, dezaprobata: „Jesteś po prostu leniwy, albo lubisz odkładać wszystko na ostatnią chwilę”.
7. Obrzucanie wyzwiskami, wyśmiewanie, ośmieszanie: „Zachowujesz się jak brygadzista, a nie jak kandydat na kierownika działu”.
8. Interpretowanie, analizowanie, diagnozowanie: „Starasz się po prostu wykręcić od wykonania tego zadania”.
9. Chwalenie, aprobowanie: „Jesteś naprawdę bardzo zdolnym, młodym człowiekiem. Jestem pewien, ze jakoś dasz sobie z tym radę.”.
10. Uspakajanie, okazywanie współczucia, pocieszanie: „Nie jesteś jedyny, który to przeżywa. Ja miałem takie same problemy z trudnym zadaniami.”.
11. Wypytywanie, krzyżowy ogień pytań: „Czy uważasz, ze zadanie jest za trudne? Ile czasu mu już poświęciłeś? Ile godzin dziennie na to poświęcasz?”.
12. Odwracanie uwagi, dowcipkowanie, zabawianie: „Porozmawiajmy o czymś przyjemniejszym. Teraz nie czas o tym mówić. Wydaje mi się, że ktoś to ma dzisiaj gorszy dzień”.

Sposób 2: Wykorzystaj narzędzia On-Line

Coraz więcej aplikacji internetowych pomaga w zarządzaniu czasem, projektami i komunikacją pomiędzy jej użytkownikami. Wybierając jeden zestaw narzędzi do komunikacji w firmie oraz konsekwentnie wdrażając jego wykorzystywanie przez pracowników firmy, zapobiegamy rozproszeniu zadań i komunikatów powodujących chaos w przypadku stosowania różnych narzędzi.
Podczas rozważań na temat wyboru odpowiedniego narzędzia, warto odpowiedzieć sobie na pytanie czego będziemy oczekiwać od takiej aplikacji? Czy powinna mieć formę rozbudowanego kalendarza lub usystematyzowanej bazy danych, czy potrzebujemy bardziej kompleksowej formy, która umożliwi również delegowanie obowiązków i utrzymanie bieżącego kontaktu.

Przechowywanie i współdzielenie danych i plików:

Wewnętrzny serwer lub dysk lokalny
Dropbox
Dysk Google

Rozwiązania Google nie tylko pozwalają na przechowywanie plików, ale również na ich edycję w trybie on-line przez wielu współpracowników w tym samym czasie. Oferowane narzędzia obejmują: arkusze kalkulacyjne, formularze, pliki tekstowe, prezentacje i inne.

Przykład: Zastosowanie Arkusza Google do monitorowania realizacji zleceń produkcyjnych na wielu stanowiskach.

Zarządzanie zadaniami i projektami

Istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami, zadaniami orazzespołem. Paleta oferowanych funkcji pozwala między innymi na tworzenie kart projektów, list zadań i delegowanie ich poszczególnym osobom, załączanie plików, komentowanie oraz wyznaczanie terminów.
Najpopularniejsze:

Nozbe
Asana
Trello
Evernote

Współtworzenie wirtualnych tablic

Realtime Board jest narzędziem umożliwiającym tworzenie wirtualnych tablic, na których można pracować wspólnie z użytkownikami. Do dyspozycji różne rodzaje szablonów, które dopasowujemy do swoich potrzeb. Podczas edycji dostępne są takie funkcje jak rysowanie, pisanie, wstawianie grafik oraz dokumentów, a następnie dostosowywanie ich przy użyciu obramowań, tła i efektów. To niezwykle elastyczna aplikacja, oferująca użytkownikowi niemalże nieograniczoną kreatywność. Pojawiają się również elementy komunikacji online, ponieważ możemy wstawiać komentarze w wybranych miejscach czy rozmawiać na czacie.

Sposób 3: Spotykaj się w cztery oczy

Mnogość dostępnych technologii zapewniających mobilną komunikację z ludźmi z całego świata mocno ułatwia kontakt, szczególnie w przypadku, kiedy zespół pracuje zdalnie. W takich sytuacjach jeszcze mocniej docenia się rozmowy w cztery oczy, kiedy można dowiedzieć się więcej o drugiej osobie już z samej komunikacji niewerbalnej, niemożliwej na czacie czy w mailu. Nie należy, więc przeceniać wybranych narzędzi do komunikacji online i nie zaniedbywać osobistego kontaktu z pracownikami. Szczególnie, że suche komunikaty wysyłane na skrzynki mailowe, mogą usztywnić stosunki między stronami.
Wymarzony szef Polaków wg badań Instytutu Durkalskiego RMP Polska:

Badania Gallup’a wykazały, że menadżer ma wpływ na 70% zaangażowania pracownika. Z drugiej strony jednak 50% pracowników, którzy odeszli z pracy, jako powód podaje relacje z bezpośrednim przełożonym.
Spotkania 1-on-1 (One-on-One) to regularne spotkania między przełożonym, a bezpośrednio mu podległymi pracownikami. Prowadzone są one indywidualnie z każdym z pracowników.
Spotkania twarzą w twarz będą zdecydowanie bardziej wydajne, w przypadkach ustalenia nurtujących kwestii i osiągnięcia porozumienia. Pokaż, że potrafisz słuchać i wykaż zainteresowanie sprawą współpracownika zadając pytania i udzielając odpowiedzi. Niektórzy pracownicy potrzebują okazania większego wsparcia do utrzymania odpowiedniego poziomu motywacji. Wraz ze wzrostem wzajemnej znajomości, pojawi się również lepsze zrozumienie i dobranie odpowiedniego sposobu komunikacji. Pozwoli to zbudować dobrą relację i zapewni poczucie szacunku i bezpieczeństwa.

Zasady organizacji spotkań:

Zakomunikuj i ogłoś oficjalnie o regularnych spotkaniach indywidualnych
Określ częstotliwość i formę spotkań
Zaplanuj spotkania z wyprzedzeniem
Odbywaj spotkania ze wszystkimi.

Elementy spotkania:

K – koncentracja na temacie – określenie obszaru rozmowy
A – co się stało – czyli jakie są przyczyny z punktu widzenia pracownika
R – rozwiązanie problemu przez pracownika
P – przyszłość – co zrobić aby się to więcej nie powtórzyło.

Sposób 4: Dziel się informacjami

Jednym z najgorszych scenariuszy, które stają się destrukcyjnymi czynnikami dla komunikacji wewnętrznej jest to, kiedy pracownicy dowiadują się istotnych informacji przypadkowo. Wynikiem takiej sytuacji jest poczucie wykluczenia i braku zaufania ze strony zespołu lub przełożonych. Dzielenie się ważnymi informacjami w pierwszej kolejności wewnątrz zespołu buduje zaufanie, a sami pracownicy czują się szanowanymi partnerami w rozmowie.
Upublicznianie informacji na temat całej działalności firmy nazywane jest transparentnością. Komunikacja między przełożonymi a pracownikami nie powinna kończyć się na informowaniu o bieżących sprawach czy kwestiach organizacyjnych. Niezwykle ważne, choć często pomijane, są komunikaty związane ze strategią i celami firmy. Zarysowanie pracownikom oczekiwanej wizji przyszłości pozwala na wspólną realizację tego planu. Takie informacje pomagają lepiej rozumieć politykę firmy, utożsamić się z jej filozofią i działać zgodnie z przyjętymi zasadami, co wpływa na zwiększanie motywacji oraz zaangażowania do pracy.

Rodzaje spotkań informacyjnych:

Codzienne: odprawy i narady pracownicze
Cotygodniowe: projektowe i planistyczne
Miesięczne: prezentacja wskaźników firmy i działów
Roczne: strategiczne

Pozwól ludziom zaprojektować własny system komunikacji w obszarze

Narzucone rozwiązania nigdy nie są tak trwałe oraz efektywne jak te wypracowane „własnoręcznie”. Pozwól ludziom uczestniczyć w projektowaniu własnego systemu wymiany informacji w ich obszarze. Takie rozwiązanie nie tylko pozwoli im dogłębnie zrozumieć istotę wszystkich wymienianych informacji, ale również wytworzy odpowiedzialność za ich aktualizację. W efekcie stanie się to częścią ich pracy, a nie tylko kolejnym niezrozumiałym obowiązkiem.
Zapisanie informacji wymaga jej przetworzenia, a to z kolei wymaga jej częściowego zrozumienia. Angażując pracowników w nadzór nad wymianą podstawowych informacji w ich obszarze skłaniamy ich do analizy tego, co zapisują – czyli w uproszczeniu: „Dlaczego zapisana wartość jest wyższa bądź niższa od oczekiwanej?”. A to z kolei przybliży nas do źródła problemu oraz stabilizacji procesu.

Korzyści i efekty do osiągnięcia:

Wzrost motywacji pracowników
Poprawa efektywności pracy o 20%
Eliminacja błędów spowodowanych brakiem informacji
Obniżenie kosztów funkcjonowania firmy o 10%.

Artykuł stworzony przy współpracy z wiodącą firmą na rynku w zakresie Lean Management: Lean Action Plan

4 sposoby na poprawienie komunikacji w firmie